Comment ranger son bureau pour être plus productif?

Comment ranger son bureau pour être plus productif Ideagir.com

Notre milieu de travail impacte notre productivité soit positivement ou négativement. Si votre bureau est actuellement couvert d’objets sans aucun lien avec votre travail, alors c’est qu’il est mal rangé et vous perdez en productivité.

Peut-être que vous vous reconnaissez à travers les scénarios suivants? :

  • Vous perdez beaucoup de temps à ranger avant même de pouvoir travailler.
  • Vos outils sont constamment perdus lorsque vous en avez besoin.
  • Vous n’avez pas de distinction claire entre divertissement et travail.
  • Votre bureau est envahi par le fouillis et cela vous déconcentre
  • Vous êtes distrait en plein milieu du travail.

Personnellement, lorsque je néglige l’organisation de mon espace de travail, la plupart de ces problèmes apparaissent et me coûtent plusieurs heures de temps productif. Ranger son bureau est selon moi un véritable investissement qu’on oublie parfois de faire.

Dans cet article, je vais vous montrer comment ranger votre bureau pour vous permettre de/d’ :

(1) Immédiatement vous mettre au travail.

(2) Eliminer le fouillis pour ne plus être déconcentré

(3) Retrouver rapidemment ce dont vous avez besoin

(4) Rester inspiré et zen

Pour vous aider à reprendre le contrôle de votre bureau physique ou numérique, je vous propose 8 étapes sous formes d’actions concrètes à mettre en place.

1. Tout enlever / faire table rase

Voici à quoi ressemble mon bureau pour vous donner une idée…

La première chose à que vous pouvez tout de suite en 5 minutes, c’est de tout enlever. Autrement dit, de faire table rase. Concrètement, mettez tout par terre ou sur une autre table.

Le but est de simplifier le passage en revue de tous vos objets et d’éviter de rester bloqué à réfléchir sur un seul objet.

À ce stade, votre bureau est temporairement vidé, ce qui vous permet déjà de vous remettre au travail.

2. Remettre les objets nécessaires un par un

Parmi les choses que vous aurez posé parterre, il y a trois types d’objets : (1) ceux dont vous avez besoin et (2) ceux à laisser de coté et (3) ceux à éliminer. Lorsque vous voulez travailler, remettez sur votre bureau uniquement ceux dont vous avez besoin.

En ce qui concerne les objets mis de coté, mettre de coté ne signifie pas simplement de les déplacer vers le coin du bureau, mais de les mettre ailleurs tant que vous en avez pas besoin.

Si vous n’êtes pas sûr ce dont vous avez besoin, vous pouvez faire l’expérience sur quelques jours. Reprenez les objets au fur et à mesure que vous en avez besoin tout en laissant de coté ceux dont vous ne vous servez pas. Vous vous rendrez vite compte de tout ce dont vous ne vous servez pas et serez surpris à quel point vous avez besoin de peu de choses.

Le plus important dans cette démarche c’est d’épurer votre bureau de toutes les distractions possibles, autrement dit, tous les objets qui n’ont pas de lien direct avec votre travail.

3. Eliminer le superflu

Il y a plein d’objets dont vous pouvez parfaitement vous en passer. L’avantage d’avoir moins d’objets c’est tout simplement d’avoir moins de choses à ranger.

Avec moins de possessions, vous vous sentirez également plus léger dans votre tête. La prochaine fois que vous devrez ranger, tout se passera plus simplement.

Jeter les objets cassés

Ne perdez pas de temps sur tout ce qui est cassé et ne vous sert plus à rien. Jetez les à la poubelle ou au recyclage.

Vendre les objets encore en bon état

Si vous avez des objets en bon état dont vous ne vous servez plus, vous pouvez les revendre à un petit prix. Il vous sera ainsi beaucoup plus simple de vous en séparer. Cette méthode vous permettra de récupérer des sommes d’argent agréables.

Personnellement, j’ai énormémént vendu d’objets de chez moi sur des groupes de vente et sur Facebook Marketplace. J’ai pu récupérer plus de 2’000€ en 3 grands nettoyages étalés sur 3 ans.

Trancher sur les objets avec un attachement émotionnel

Pour ce type d’objet, la décision est plus délicate. C’est à vous de juger si le bienfait de garder ces objets dépasse les inconvénients liés à l’encombrement.

4. Comment éliminer le papier ?

Si vous avez l’habitude de travailler avec du papier, vous savez à quel point ça s’accumule vite. Vous aurez principalement trois types de papiers : (1) le papier brouillon, (2) Les documents de travail et (3) les documents administratifs ou officiels.

Numérisez, puis jetez

En règle générale, je recommande d’éliminer le plus de papier que possible. Pour y arriver, vous pouvez recourir à une application tel que iScanner pour numériser vos documents pour ensuite les envoyer sur votre ordinateur.

L’avantage de numériser, c’est de pouvoir rapidemment retrouver les documents importants. Par exemple, si on vous demande des documents officiels, vous pourrez rapidemment les retrouver en version numérisée.

Pour le papier brouillon, le plus simple est de le jeter. Si vous avez peur de perdre une idée importante, vous pouvez toujours numériser le papier avant de le jeter.

Classez les documents importants

Pour tout le reste, je recommande d’investir dans de bons classeurs avec des séparateurs, puis d’y ranger les papiers importants. Je pense notamment aux documents officiels qui nécessitent une conservation jusqu’à 10 ans ou encore des documents liés à vos assurances, votre logement, vos comptes bancaires, etc.

5. Triez les fichiers de votre ordinateur

La partie virtuelle de votre bureau ne fait pas exception au rangement. Tout les conseils que je vous ai donné pour ranger votre bureau physique s’appliquent tout aussi bien à votre ordinateur.

Etant donné que beaucoup de travail est fait sur ordinateur de nos jours, avoir un bureau d’ordinateur mal rangé est extrêmement défavorable pour votre productivité. Par mal rangé j’entends principalement deux choses :

(1) Avoir des fichiers nommés n’importe comment et placés n’importe

(2) Avoir plein d’applications inutiles.

Vider le bureau (table rase numérique)

Exemple de bureau d'ordinateur bien rangé

Dans un premier temps, il faut tout enlever du bureau. Vous pouvez créer un fichier « à trier » dans lequel vous mettrez tout de manière provisoire.

Ensuite, je vous conseille de supprimer tous les raccourcis de vos applications de votre bureau. Pourquoi ? Parce que vos applications se trouvent de toute façon soit sur la barre d’outil ou dans le menu principal de votre ordinateur.

Le but de ces 2 actions est d’obtenir un bureau parfaitement vide sur lequel figurent uniquement les documents sur lesquels vous travaillez actuellement.

Créer 1 à 10 dossiers principaux

Créez 1 à 10 dossiers principaux pour ranger votre bureau

Ensuite, je vous recommande de créer entre 1 à 10 dossiers principaux par domaine. Par exemple « vie personnelle », « Travail », « école », « Business », etc. Ces rubriques doivent être suffisamment générales pour donner une idée de ce qu’elles contiennent.

Ensuite sous chacun de ces dossiers principaux, vous pouvez créer des sous-dossiers un peu plus spécifiques. Par exemple sous « Vie personnelle » vous pourriez mettre « Photos » , « Objectifs_2020 » , « Finances personnelles » ou encore « Projets ».

Finalement, sous chacune de ces sous-dossiers, vous pourrez placer les fichiers individuels ou encore rajouter des sous-dossiers si nécessaire.

Une fois votre arborescence mise en place, vous pouvez commencer à vider votre dossier « à trier » qui contenait absolument tout jusqu’à maintenant.

Comment nommer vos fichier intelligemment ?

Lorsque vous commencerez à placer les fichiers, réfléchissez une minute à comment nommer vos fichiers. Je vous conseile de faire attention à ces critères suivants :

(1) Le nom doit bien décrire le contenu du fichier

(2) Le nom doit être distinct des autres fichiers

(3) Les fichiers peuvent être triés par ordre alphabétique ou numérique. Ainsi vous pouvez les numéroter (1, 2, 3, 4), les dater (2020, 2021, …) ou les organiser alphabétiquement (A, B, C, D).

Eliminer les fichiers et applications superflu

Le monde virtuel n’échappe pas non plus au fouillis. Après quelques années d’utilisation, votre ordinateur commence certainement à être débordé de toutes sortes de fichiers et applications dont vous ne vous servez plus.

Supprimez donc les fichiers et applications qui n’ont plus d’utilité à ce jour.

Idéalement, à la fin de ces quelques étapes, votre bureau d’ordinateur devrait ressembler à l’image que je vous ai mis juste avant.

6. Investissez dans du bon matériel

Une fois que vous aurez fait de la place dans vos affaires, vous pouvez réfléchir à comment optimiser votre matériel pour mieux travailler. Vous pouvez investir dans un matériel de meilleure qualité et multi-usage.

Par exemple au lieu d’avoir quatre stylos différents vous pourriez investir dans un stylo à 4 couleurs. Au lieu d’avoir tous ses crayons éparpillés je vous recommande une trousse pour tout retrouver en un endroit.

Le but de cette réflexion est diminuer la masse d’objets, la confusion et la perte de temps en recherche d’objets.

En ce qui concerne votre ordinateur, vous pouvez investir dans disque dur externe, pour toujours avoir vos fichiers sur vous ou encore d’acheter un service de stockage dans le cloud qui permet de synchroniser tout vos fichiers sur tous vos appareils.

7. Choisir un emplacement inspirant

L’emplacement de votre bureau est également important dans notre démarche de rangement. Les choses à prendre en compte ici sont principalement :

(1) La vue

(2) La tranquilité

La vue

Votre bureau est-il placé contre un mur ? Pouvez vous disposer d’une vue plus inspirante comme une fenêtre ou de quelques plantes ?

La tranquilité

L’endroit est-il sufisamment silencieux pour se concentrer ? Y-t-il d’autres distractions que vous pourriez éviter? Comme par exemple des autres personnes.

S’il y a trop de bruit dont vous ne pouvez pas vous éloigner, vous pouvez porter un casque anti-bruits pour éliminer les bruits. (Un casque de musique normal bien isolé devrait bien suffire).

Pour vraiment réduire à fond les distractions, vous pouvez soit :

(1) dédier une pièce entière ou un coin de votre maison au travail

(2) Travailler en dehors de chez vous

8. Créer un bureau portable (Sac + Ordinateur)

Si vous voulez travaillez en dehors de chez vous ou en voyage, vous devrez réfléchir à votre setup de travail portable. Les éléments principaux d’un bureau portable sont :

(1) Un bon sac pour déplacer vos affaires

(2) Un bon ordinateur portable et un matériel audio

(3) Du papier et du matériel pour écriture et prendre des notes

(4) Un stockage externe ou servide de stockage cloud de vos fichiers

L’avantage de travailler en dehors de chez soi

L’avantage de travailler en dehors de chez soi, c’est beaucoup moins de distractions. Vous aurez moins la possibilité de vous distraire et donc vous serez poussé à mieux travailler.

De plus, dans les lieux publics vous serez entourés d’autres personnes qui travaillent, ce qui vous met encore plus dans une ambiance de travail.

En somme, en dehors de chez vous, vous êtes en dehors de votre zone de confort et vous n’avez que le choix de travailler.

Trouver un lieu de travail agréable

Il existe de nombreuses possibilités d’endroits où aller surtout si vous habitez en ville ou si vous êtes en voyage.

(1) Les bibliothèques sont des endroits parfait pour trouver du silence. Vous pouvez en trouver dans les universités, dans certains musées, organisations ou tout simplement en centre ville.

(2) Les coworking sont des également des bons endroits à fréquenter. Ces endroits sont pratiques lorsque vous voyagez. L’avantage c’est eu vous disposerez presque sans exception d’un wi-fi. Les coworking sont également des endroits pour rencontrer d’autres personnes pendant vos pauses.

(3) Une alternative proche des coworking sont les internet café. Les cafés sont relativement calmes en dehors des périodes d’affluence.

N’emportez pas de distractions avec vous

Un piège à éviter lorsque vous sortez de chez vous c’est d’emporter avec vous des distractions. En faisant cette erreur, vous perdez l’avantage de ne pas avoir autant de distractions en lieu public.

Etant donné que presque tout le monde possède un smartphone, je conseille de le mettre en mode silencieux, avion ou au fond de votre sac pour éviter d’être distrait.

Evitez également d’emporter trop de snacks avec vous pour éviter d’être tenté au milieu de votre session de travail.

9. Recommendations de lecture pour ranger son bureau (et le minimalisme).

Si vous avez été inspiré par cet article et voulez aller plus loin, j’ai listé pour vous quelques livres vraiment excellent sur le sujet que j’ai moi-même lu et que je recommanderais à tout le monde de lire.

Recommendation n°1 : Marie Kondo, La magie du Rangement

Thème : Rangement de la maison, minimalisme

citation rangement Marie kondo

Si vous deviez retenir qu’un seul livre sur le rangement, alors ce serait celui-ci. Ce livre est à la fois un guide pratique et philosophique pour le rangement. Elle permet de lever de nombreux doutes sur comment ranger et organiser.

Ce livre donne un tout nouveau paradigme de rangement qui permet véritablement de changer votre vie au quotidien.

L’auteur de ce livre, Marie Kondo, est une expert japonaise du rangement très réputée mondialement.

Recommendation n°2 : Cal Newport, Digital Minimalism

Thème : Minimalisme digital

Ce livre est une référence sur le minimalisme digital, qui en soi, est un tout nouveau phénomène social. De plus en plus de personnes en ont marre d’être distrait par les réseaux sociaux et veulent donc reprendre le contrôle sur leur vie.

Dans ce livre vous aurez une description éclairante sur cette philosophie du minimalisme digital et de ses bienfaits.

Cal Newport est un professeur américain d’informatique à l’université de Georgetown qui a beaucoup écrit sur le développement personnel et plus particulièrement sur comment éliminer les distractions et travailler de manière concentrée.

Si vous avez aimé cet article, n’hésitez pas à le partager avec un ami ou un collègue qui a un bureau désorganisé.

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N’oubliez pas ce que vous venez de lire!

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